Una raccolta di 45 domande pratiche dedicate all’utilizzo quotidiano di Microsoft 365.

L’obiettivo è semplice: partire dai dubbi che incontriamo realmente ogni giorno e trasformarli in spiegazioni brevi, comprensibili e immediatamente utilizzabili.

Ogni argomento può diventare:

• una Pillola di Tecnologia
• un mini tutorial
• un carosello grafico
• una FAQ
• una guida rapida da inviare agli utenti
• un contenuto per LinkedIn o per il sito BBS

Nota: alcune funzioni di Microsoft 365 possono cambiare in base alla licenza acquistata e alle configurazioni impostate dall’amministratore IT.

🔐 MODULO 1

Credenziali, accessi e Microsoft Authenticator

1. Perché Microsoft Authenticator mi chiede di inserire un numero visualizzato sul PC?

È il sistema Number Matching di Microsoft Authenticator.

Quando effettui un accesso, sul computer compare un numero che deve essere inserito nell’app Authenticator sullo smartphone.

Serve a ridurre il rischio di approvare per errore una richiesta di accesso fraudolenta.

La regola importante: se sul telefono compare una richiesta di accesso che non hai iniziato tu, non approvarla.

2. Continuo a dimenticare la password. Come posso crearne una sicura ma facile da ricordare?

Una buona soluzione è utilizzare una passphrase, cioè una frase composta da più parole facili da ricordare ma difficili da indovinare.

Esempio:

Gatto-Caffè-Luna-99!

Meglio una password lunga e unica che una password corta piena di sostituzioni prevedibili.

Importante: non riutilizzare la stessa password su servizi diversi.

3. Ho cambiato la password ma lo smartphone continua a chiedermi le vecchie credenziali. Come si risolve?

Dopo una modifica della password alcune applicazioni possono continuare temporaneamente a utilizzare le vecchie credenziali.

Prova innanzitutto ad aprire Outlook o l’app Microsoft interessata e completare nuovamente l’accesso.

Se il problema rimane, può essere necessario:

1. uscire dall’account;
2. riaprire l’app;
3. effettuare nuovamente l’accesso con la nuova password.

Evita di cancellare l’account dal telefono come prima soluzione: normalmente non è necessario.

4. Perché Outlook continua a chiedermi la password?

Le cause possono essere diverse:

• sessione Microsoft scaduta;
• password recentemente modificata;
• problema di autenticazione;
• credenziali Windows memorizzate;
• profilo Outlook danneggiato.

Prima di cancellare credenziali o profili, prova ad accedere da:

https://outlook.office.com

Se la Webmail funziona, il problema è probabilmente locale al computer.

5. Posso cambiare la password senza chiamare l’assistenza IT?

Sì, se l’azienda ha abilitato il Self-Service Password Reset (SSPR).

È possibile utilizzare:

passwordreset.microsoftonline.com

Dopo aver verificato la propria identità tramite i metodi configurati dall’azienda sarà possibile impostare una nuova password.

6. Perché Microsoft mi chiede una verifica aggiuntiva quando mi collego da un posto nuovo?

Microsoft Entra può valutare diversi elementi durante un accesso:

• dispositivo;
• posizione;
• indirizzo IP;
• applicazione utilizzata;
• comportamento anomalo;
• politiche aziendali.

Un nuovo Wi-Fi non significa automaticamente che l’accesso sia pericoloso, ma può contribuire a far scattare una verifica aggiuntiva.

📧 MODULO 2

Outlook: Web, Nuovo Outlook e Outlook Classico

7. Perché Outlook ha improvvisamente un aspetto diverso?

Microsoft sta introducendo progressivamente il Nuovo Outlook per Windows.

L’interfaccia è molto simile a Outlook sul Web e punta a offrire una maggiore uniformità tra PC e browser.

8. Qual è la differenza tra Outlook Web e Outlook installato sul PC?

Outlook Web

Funziona direttamente dal browser:

outlook.office.com

È ideale quando utilizzi un computer diverso dal tuo o sei fuori ufficio.

Outlook Desktop

È l’applicazione installata sul computer e può offrire funzionalità aggiuntive, soprattutto nell’ambiente aziendale.

9. Meglio Nuovo Outlook o Outlook Classico?

Dipende dal modo in cui lavori.

Nuovo Outlook

Ideale per chi vuole:

• interfaccia moderna;
• semplicità;
• integrazione cloud;
• esperienza simile alla Webmail.

Outlook Classico

Rimane preferibile quando utilizzi:

• componenti aggiuntivi particolari;
• procedure aziendali legacy;
• funzioni avanzate non ancora equivalenti nel Nuovo Outlook;
• archivi o configurazioni locali particolari.

10. Posso utilizzare i file PST nel Nuovo Outlook?

Il supporto ai file PST nel Nuovo Outlook è in evoluzione e non è ancora equivalente a quello disponibile in Outlook Classico.

Se la gestione degli archivi PST è fondamentale per il tuo lavoro, verifica prima le funzionalità disponibili nella tua versione oppure continua a utilizzare Outlook Classico.

11. Come accedo alla posta Microsoft 365 da casa?

Apri un browser e vai su:

https://outlook.office.com

Inserisci:

1. indirizzo email aziendale;
2. password;
3. eventuale verifica tramite Microsoft Authenticator.

12. Il Nuovo Outlook funziona anche senza Internet?

Microsoft ha introdotto funzionalità offline nel Nuovo Outlook.

Alcune operazioni, come leggere messaggi già sincronizzati o preparare nuove email, possono essere disponibili senza connessione.

Naturalmente l’invio e la sincronizzazione richiedono nuovamente Internet.

13. Outlook è lentissimo. Da cosa può dipendere?

Le cause più comuni sono:

• casella molto grande;
• profilo Outlook danneggiato;
• componenti aggiuntivi;
• sincronizzazione;
• indice di ricerca Windows;
• quantità eccessiva di cartelle condivise.

Prima di modificare configurazioni avanzate conviene verificare se la stessa casella funziona normalmente dalla Webmail.

⚙️ MODULO 3

Operazioni quotidiane

14. Dove modifico la firma email?

In Outlook Web o nel Nuovo Outlook:

Impostazioni → Account/Posta → Firme

Microsoft supporta la sincronizzazione cloud delle firme in diversi scenari, ma il comportamento può variare tra versioni di Outlook, account e caselle condivise.

15. Come imposto il Fuori Sede?

Vai su:

Impostazioni → Risposte automatiche

Puoi:

• impostare data e ora;
• scrivere un messaggio per i colleghi;
• creare un testo diverso per gli utenti esterni.

16. Come inoltro automaticamente le email a un collega?

L’inoltro può essere disponibile nelle impostazioni della casella, ma nelle aziende può essere limitato dall’amministratore IT per motivi di sicurezza.

Prima di impostarlo per assenze prolungate valuta anche:

• delega della casella;
• casella condivisa;
• accesso temporaneo da parte di un collega.

17. Come stampo correttamente un’email dalla Webmail?

Non utilizzare semplicemente la stampa dell’intera pagina del browser.

Apri il messaggio e utilizza:

… → Stampa

In questo modo Outlook prepara una versione adatta alla stampa.

18. Perché una mail appare diversa sul Web e sul PC?

Le applicazioni possono interpretare in maniera leggermente diversa:

• HTML;
• font;
• tabelle;
• immagini;
• firme.

Per le comunicazioni aziendali è meglio mantenere una struttura semplice.

19. Perché un allegato è nitido a video ma sfocato quando lo stampo?

Potresti stare stampando un’anteprima invece del documento originale.

Scarica il file e aprilo con il programma appropriato prima di stamparlo.

20. Come apro una casella condivisa come info@ o amministrazione@?

Da Outlook Web puoi utilizzare la funzione:

Apri un’altra cassetta postale

Naturalmente devi avere preventivamente ricevuto le autorizzazioni dall’amministratore Microsoft 365.

21. Perché alcune email finiscono in “Altra” invece che in “Focalizzata”?

Outlook utilizza la Posta in arrivo evidenziata per separare i messaggi considerati più importanti.

Puoi correggere il comportamento selezionando il messaggio e scegliendo:

Sposta sempre in Focalizzata

🗄️ MODULO 4

Spazio, archiviazione e manutenzione della posta

22. Quanto spazio ho nella mia casella Microsoft 365?

Dipende dalla licenza Microsoft 365 o Exchange Online assegnata.

Molte licenze Business utilizzano una casella principale da 50 GB, mentre alcune licenze Exchange Online Plan 2 ed Enterprise arrivano a 100 GB. (⁠Microsoft Learn)

23. Come scopro cosa occupa spazio nella posta?

Da Outlook Web puoi controllare la sezione dedicata allo spazio della casella.

Le cartelle che normalmente crescono maggiormente sono:

• Posta inviata;
• Posta eliminata;
• allegati;
• cartelle storiche.

24. Se svuoto “Posta eliminata” recupero spazio?

Sì, ma Exchange Online dispone anche dell’area Elementi recuperabili, utilizzata per consentire il recupero dei messaggi cancellati.

Tempi di conservazione e politiche possono essere configurati dall’amministratore Microsoft 365.

25. Cos’è l’Archivio Online?

È una casella separata dalla posta principale utilizzata per conservare messaggi meno recenti.

Microsoft la chiama Online Archive / In-Place Archive e la disponibilità e la capacità dipendono dalla licenza assegnata. (⁠Microsoft Learn)

26. Quanto può essere grande un allegato?

Il limite effettivo dipende dalla configurazione Exchange dell’organizzazione.

Per file di grandi dimensioni la soluzione migliore è quasi sempre:

OneDrive → Condividi → Copia collegamento

invece di inviare il file direttamente come allegato.

27. Come faccio pulizia senza cancellare email importanti?

Procedi per gradi:

1. controlla Posta eliminata;
2. verifica Posta inviata;
3. individua i messaggi con allegati molto grandi;
4. archivia i messaggi vecchi;
5. evita cancellazioni massive senza controllo.

☁️ MODULO 5

OneDrive e cartelle condivise

28. Qual è la differenza tra “I miei file” e “Condivisi”?

I miei file contiene documenti appartenenti al tuo OneDrive.

Condivisi mostra documenti e cartelle condivisi con te o, a seconda della visualizzazione, da te con altri utenti.

29. Perché una cartella condivisa non compare automaticamente sul PC?

Essere autorizzati a vedere una cartella non significa necessariamente che debba comparire automaticamente in Esplora File.

Puoi aggiungerla al tuo OneDrive utilizzando il collegamento disponibile nella versione Web.

30. Come faccio a vedere una cartella condivisa direttamente in Esplora File?

Apri OneDrive via browser:

Condivisi → seleziona la cartella → Aggiungi collegamento a I miei file

La cartella potrà quindi essere sincronizzata dal client OneDrive. (⁠Supporto Microsoft)

31. Se cancello un file condiviso, sparisce anche agli altri?

Se hai diritti di modifica, la cancellazione agisce sul contenuto condiviso e non soltanto sulla tua visualizzazione.

Quindi:

Rimuovere un collegamento e cancellare un file sono due operazioni completamente diverse.

32. Come vedo quali file ho condiviso?

Da OneDrive Web utilizza la sezione:

Condivisi

e le relative viste disponibili per verificare documenti e autorizzazioni.

33. Come revoco l’accesso a un documento?

Seleziona il file:

… → Gestisci accesso

Da qui puoi:

• eliminare un collegamento;
• rimuovere una persona;
• modificare le autorizzazioni;
• interrompere completamente la condivisione.

34. Cosa significano le icone accanto ai file?

☁️ Nuvola

Il file è disponibile online e viene scaricato quando serve.

✅ Spunta verde

Il file è disponibile localmente.

👥 Persone

Il file o la cartella sono condivisi.

35. Perché OneDrive non sincronizza?

Le cause più comuni sono:

• spazio esaurito;
• file aperto o bloccato;
• percorso troppo complesso;
• problemi di autenticazione;
• sincronizzazione sospesa;
• problemi del client OneDrive.

Prima di cancellare o rinominare file, controlla l’icona OneDrive vicino all’orologio di Windows: spesso indica esattamente quale elemento sta causando il problema.

🏢 MODULO 6

OneDrive, SharePoint e collaborazione

36. Qual è la differenza tra OneDrive e SharePoint?

Una metafora semplice:

OneDrive = la tua scrivania personale

SharePoint = l’archivio documentale dell’azienda o del team

OneDrive è perfetto per documenti personali o in lavorazione.

SharePoint è più adatto ai documenti che appartengono all’organizzazione.

37. Perché non dovremmo salvare documenti aziendali sul OneDrive di una singola persona?

Perché il documento rimane legato all’account di quella persona.

Per dati aziendali condivisi e strutturati è generalmente più corretto utilizzare:

• SharePoint;
• Teams;
• librerie documentali aziendali.

38. Cosa succede ai file quando una persona lascia l’azienda?

I file SharePoint appartengono al sito e rimangono disponibili secondo i permessi configurati.

Il OneDrive dell’utente, invece, è collegato al suo account e viene gestito secondo le politiche di conservazione definite dall’amministratore.

Non considerare quindi 30 giorni come una regola universale: il periodo può essere configurato.

39. Come sincronizzo una libreria SharePoint sul PC?

Apri il sito SharePoint e vai nella libreria:

Documenti → Sincronizza

Windows utilizzerà il client OneDrive per visualizzarla in Esplora File.

40. Ho sovrascritto un file. Posso recuperare una versione precedente?

Sì.

OneDrive e SharePoint dispongono della Cronologia versioni.

Seleziona il file:

tasto destro → Cronologia versioni

e scegli la versione da ripristinare. (⁠Supporto Microsoft)

41. Come invio un file da 50 MB senza allegarlo?

Salvalo in OneDrive o SharePoint e usa:

Condividi → Copia collegamento

In questo modo:

• eviti allegati enormi;
• mantieni una sola copia del documento;
• puoi revocare successivamente l’accesso.

42. Possiamo modificare contemporaneamente lo stesso documento?

Sì.

Word, Excel e PowerPoint supportano il co-authoring quando i file sono memorizzati in OneDrive o SharePoint.

Più persone possono quindi lavorare contemporaneamente sullo stesso documento.

43. Come condivido un file con qualcuno esterno all’azienda?

Se l’organizzazione lo permette, utilizza:

Condividi → Persone specifiche

È preferibile rispetto ai collegamenti completamente pubblici.

A seconda delle policy aziendali possono essere disponibili:

• scadenza del link;
• sola lettura;
• blocco del download;
• verifica dell’identità.

44. Come recupero un file cancellato?

Apri OneDrive o SharePoint dal browser e vai nel Cestino.

Seleziona il documento e premi Ripristina.

La durata della conservazione dipende dal servizio e dalle politiche aziendali; SharePoint e OneDrive for Business utilizzano meccanismi di cestino e recupero dedicati. (⁠Supporto Microsoft)

45. Perché Excel dice “File bloccato per la modifica”?

Le possibili cause sono diverse:

• un utente lo ha aperto in modalità esclusiva;
• applicazione Office non aggiornata;
• vecchio formato del file;
• sincronizzazione incompleta;
• file salvato in un percorso che non supporta correttamente il co-authoring.

Se possibile utilizza formati moderni come .xlsx e salva il documento in OneDrive o SharePoint.

🎨 FORMAT GRAFICI DELLA RUBRICA

1. VS — Il confronto

Perfetto quando dobbiamo confrontare due strumenti o due modalità.

Esempi

OneDrive
VS
SharePoint

Domanda 36

Nuovo Outlook
VS
Outlook Classico

Domanda 9

2. Problema → Soluzione

Ideale per i problemi quotidiani.

PROBLEMA

La casella è piena.

SOLUZIONE

Scopri cosa occupa spazio e come liberarlo.

Domande 22–27

PROBLEMA

Authenticator continua a chiedermi conferme.

SOLUZIONE

Capisci cosa stai realmente autorizzando.

Domanda 1

3. Tutorial passo-passo

Perfetto per procedure che richiedono 3–5 operazioni.

Esempi

Come aggiungere una cartella condivisa al PC

1. Apri OneDrive Web
2. Vai su Condivisi
3. Seleziona la cartella
4. Premi “Aggiungi collegamento a I miei file”
5. Controlla Esplora File

Domanda 30

Come recuperare una versione precedente

1. Seleziona il file
2. Apri Cronologia versioni
3. Individua la versione corretta
4. Premi Ripristina

Domanda 40

4. Pillola singola

Una domanda.

Una risposta.

Una grafica.

Esempio

Dove imposto il Fuori Sede?

Outlook → Impostazioni → Risposte automatiche.

Domanda 15

5. ATTENZIONE!

Formato dedicato agli errori che possono creare problemi seri.

Esempio

Stai cancellando un file da una cartella condivisa?

⚠️ Potresti cancellarlo anche per tutti gli altri utenti.

Domanda 31

6. LO SAPEVI?

Formato ideale per curiosità e funzioni poco conosciute.

Esempio

Hai cancellato una versione corretta di un file Excel?

Probabilmente puoi recuperarla dalla Cronologia versioni.

Domanda 40

📅 POSSIBILE PROGRAMMA EDITORIALE

Le 45 pillole permettono già di pubblicare quasi un anno di contenuti, utilizzando una pillola alla settimana.

Una possibile rotazione:

Settimana 1 — Sicurezza

Authenticator / password / accessi

Settimana 2 — Outlook

Email / Webmail / firme

Settimana 3 — OneDrive

File / sincronizzazione / condivisione

Settimana 4 — SharePoint

Collaborazione / documenti aziendali

Poi il ciclo riparte con un nuovo argomento.

🚀 MODULI DA AGGIUNGERE

Il menabò attuale è molto forte su Outlook e OneDrive, ma per rappresentare davvero Microsoft 365 aggiungerei progressivamente altri quattro filoni.

MODULO 7 — Microsoft Teams

Esempi:

1. Quando devo usare Teams invece dell’email?
2. Dove finiscono i file inviati in una chat Teams?
3. Qual è la differenza tra chat, canale e team?
4. Come condivido lo schermo senza mostrare tutto il desktop?
5. Come registro una riunione Teams?

MODULO 8 — Sicurezza Microsoft 365

1. Come riconosco una falsa pagina di login Microsoft?
2. Cosa devo fare se ho approvato per errore una richiesta Authenticator?
3. Posso usare Microsoft 365 sul Wi-Fi di un hotel?
4. Come verifico quali dispositivi hanno accesso al mio account?
5. Perché non devo inviare password tramite email?

MODULO 9 — Word, Excel e PowerPoint

1. Come recupero un documento Word non salvato?
2. Posso trasformare un PDF in Word?
3. Come proteggo alcune celle di Excel?
4. Come confronto due versioni dello stesso documento?
5. Come lavoro sullo stesso Excel insieme a un collega?

MODULO 10 — Copilot e AI

1. Cos’è Microsoft 365 Copilot?
2. Copilot può leggere tutte le mie email?
3. Posso chiedere a Copilot di riassumere una riunione?
4. I dati aziendali vengono usati per addestrare l’AI?
5. Quali informazioni non dovrei mai inserire in un chatbot pubblico?

OBIETTIVO DELLA RUBRICA

Non vogliamo creare un manuale Microsoft.

Vogliamo rispondere alla domanda che un utente si pone davanti al computer:

“Perché succede questa cosa e cosa devo fare adesso?”

Questa è la filosofia delle Pillole di Tecnologia.

Per me questa è già una base molto più forte. Ho anche corretto alcune cose che avrei evitato di pubblicare così com’erano: per esempio Number Matching, dimensioni delle caselle, archivio online, cancellazione del OneDrive di un ex dipendente e supporto PST nel Nuovo Outlook. Microsoft modifica parecchio queste funzioni nel tempo, quindi meglio evitare numeri e comportamenti presentati come universali quando dipendono da licenza o configurazione. Il Number Matching, per esempio, è effettivamente una misura di sicurezza specifica di Authenticator.